Da es spätestens ab dem 1. November 2020 für SharePoint Online Mandanten nicht mehr möglich sein wird SharePoint 2010 Workflows zu verwenden, stellen wir hier eine Alternative bzw. den inoffiziellen Nachfolger vor, welchen wir auch im eigenen Haus nutzen.
Abbildung 1: https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/business-apps/power-automate/guidance/migrate-from-classic-workflows-to-power-automate-flows
Was ist Power Automate?
Microsoft Power Automate (ehemals Microsoft Flow) ist genauso wie die SharePoint 2010 Workflows ein Produkt, um Prozesse zu automatisieren. Ein Flow (=Workflow) in Power Automate beginnt dabei immer mit einem Trigger. Trigger können sehr viele verschiedene Sachen sein, wie z.B. eine Veränderung in einer SharePoint Liste, ein Tweet mit einem bestimmten Keyword, etc. Danach können die einkommenden Daten für Aktionen verwendet werden. Für komplexere Anforderungen gibt es auch verschiedene logische Bausteine, wie z.B. Bedingungen und Schleifen.
Von Haus aus bietet Power Automate eine Vielzahl unterschiedlicher Trigger:
Auch gibt es einige Vorlagen, mit denen man starten kann:
Wofür wir Power Automate nutzen?
Wir bei S&L nutzen PowerAutomate unter anderem bei der Verwaltung unseres Fuhrparks. Hier wird nach der Beantragung eines Firmenwagens automatisiert eine E-Mail mit den genaueren Details und Informationen versendet. Die betroffenen Personen erhalten hierüber Informationen und können die Daten auf ihre Richtigkeit prüfen.
Hierfür wurde ein Flow erstellt, welcher immer startet, wenn ein Element in einer SharePoint Liste, bzw. aus einer Power App heraus, erstellt oder bearbeitet wird. Danach wird anhand der Konfigurationen im Antrag geprüft, ob für diesen Datensatz eine Bestätigungsmail versendet werden soll. Ist dies der Fall, wird diese dann aus den Daten des SharePoint Elementes zusammengebaut und versendet.
Dieses einfache Beispiel wollen wir hier nennen, da SharePoint Workflow Nutzern vor allem solche Anforderungen bekannt vorkommen sollten.
In Power Automate ist dies relativ einfach zu realisieren. Aber auch hier sind wir auf ein paar Problemchen gestoßen, die es erst einmal zu lösen galt. Bspw. ermöglichen wir eine Serienanforderung von Fahrzeugen. Hier haben wir einige Kniffe kennengelernt, um eine bessere Performance zu erzielen.
Migrieren von klassischen Workflows zu Power Automate Flows
Die Migration von den klassischen Workflows zu Power Automate Flows bedeutet erst einmal, dass die Workflows neu erstellt werden müssen. Dies erwies sich in der Vergangenheit teilweise als schwierig, da hier und da Funktionalitäten fehlten. Die meisten Funktionen wurden allerdings nachgereicht. Ein paar Einschränkungen bleiben jedoch bestehen. So kann ein Power Automate Flow beispielsweise nur maximal 30 Tage laufen. Aber auch hier gibt es Workarounds. Microsoft hat für diese Probleme einen Artikel veröffentlicht, in dem es speziell um die Unterschiede und um Alternativen geht.
Wer sich jetzt in Sicherheit wähnt, da nur SharePoint 2013 Workflows in SharePoint Online verwendet werden:
Achtung, auch SharePoint 2013 Workflows wurden als veraltetet gekennzeichnet. Bei neuen Mandanten sind diese ab November 2020 standardmäßig deaktiviert und lassen sich nur wieder über ein PowerShell Skript aktivieren. Die Zeichen sind auch hier eindeutig. Besser jetzt als später auf Microsoft Power Automate setzen und umstellen!
Für SharePoint Server Kunden ändert sich erst einmal gar nichts. In der aktuellen Version SharePoint Server 2019, können weiterhin 2010er und 2013er Workflows verwendet werden. Wie es danach aussieht steht noch in den Sternen.