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Mit der S&L ControlSeries 5 haben wir eine Basis für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle geschaffen. Immer wieder erhalten wir wertvolles Feedback von unseren Kunden, wodurch die ControlSeries mit jeder Version besser wird.
Diesmal kam das Feedback aber aus einer anderen Richtung.
Vorhang auf für die Raumbuchung:
Abbildung 1: Raumbuchung
Aktuell ist alles anders
Die aktuelle Corona-Pandemie hat unsere tägliche Arbeit vor besondere Herausforderungen gestellt. Bei S&L bedeutete dies zunächst eine komplette Arbeit aus dem Homeoffice.
Mit der Zeit haben wir eine Art Schichtdienst eingeführt, um das persönliche Miteinander nicht ganz aus dem Blick zu verlieren. So wurde festgelegt, welche Mitarbeiter in einer geraden und welche Mitarbeiter in einer ungeraden Kalenderwoche in der Firma sein können.
Um die Mitarbeiter bestmöglich zu schützen, wurde hierbei eine maximale Belegung der Büros je nach deren Größe vereinbart.
Mit der Zeit hat sich jedoch herausgestellt, dass wir deutlich mehr Flexibilität benötigen:
- Was wenn ein halbtägiger Kundentermin vor Ort im Umfeld der Firma vereinbart wird, der Kollege aber an dem Tag für Homeoffice eingeplant ist?
- Warum einen freien Platz nicht besetzen lassen, wenn ein Kollege in seiner Bürowoche im Urlaub ist?
- Wie finden Mitarbeiter einen Platz, wenn diese keinen festen Schreibtisch haben, sondern sich diesen mit Kollegen teilen?
Dies sind nur ein paar der Fragen, denen wir uns stellen mussten. Der ein oder andere wird sich hier ggfs. auch wiederfinden.
Wir machen es selbst
Um hier Antworten geben zu können, haben wir zunächst über den Einsatz vorhandener Apps aus Cloud-Diensten nachgedacht. Schnell hat sich herausgestellt, dass diese entweder zu unflexibel sind oder viel zu mächtig und nachher viel Aufwand in der Pflege erfordern.
Holen wir doch unser bestes Pferd aus dem Stall, die CS5 😊
Schnell stand ein Konzept für ein Raumbuchungsmodul für die CS5, dass einen minimalen Pflegeaufwand der Mitarbeiter erfordert, aber dennoch Antworten auf die offenen Fragen gibt.
Innerhalb kürzester Zeit stand ein erster Prototyp und seit September ist die Lösung bei S&L im Produktivbetrieb.
Unser „Grundriss“ in der CS5
Wir sind an einem Standort tätig und die Büros sind über zwei Stockwerke, bzw. drei Flügel verteilt. Unsere Büros wurden vorbereitend alle mit einer Raumnummer versehen.
Hieraus ergab sich eine schematische Darstellung der Räume:
Abbildung 2: Darstellung 1.OG rechts, mit Auswahl des Flügels
Abbildung 3: Darstellung 2. OG links, mit Datumsauswahl
Je Büro kann definiert werden, wie viele Plätze derzeit generell zur Verfügung stehen. Das beste hieran, dies kann jederzeit über eine einfache Einstellung geändert werden. Die Darstellung passt sich dynamisch an. So können wir schnell auf Änderungen der Lage bzw. der Vorschriften reagieren.
Genauso können Räume, die einen bestimmten Zweck erfüllen oder bspw. immer durch die gleichen Mitarbeiter besetzt werden, wie zum Beispiel unsere Buchhaltung, komplett für eine Raumbuchung gesperrt werden. Auch dies ist komplett konfigurierbar.
Abbildung 4: Gesperrte Räume
Raumbuchung so einfach wie möglich
Unser Ziel war es, die Buchung für die Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten.
Jedem Mitarbeiter ist ein Standard-Flügel zugewiesen. D.h. klickt ein Mitarbeiter über das Menü auf das Modul „Raumbuchung“, werden die Buchungen seines Flügels mit dem Tagesdatum angezeigt.
Möchte der Mitarbeiter schnell für den aktuellen Tag einen freien Platz buchen, genügt es auf „buchen“ zu klicken. Schon ist der Platz gebucht.
Abbildung 5: Buchungsvorgang
Alternativ kann auch direkt für einen gesamten Zeitraum gebucht werden.
Abbildung 6: Über einen Zeitraum buchen
Um es auch hier einfach zu halten, werden Wochenenden automatisch ausgespart. Aber auch dies ist konfigurierbar. Ist der Platz in dem Zeitraum an einem Tag schon gebucht, wird der Tag ebenfalls ausgespart und eine entsprechende Meldung angezeigt.
Anstehende Buchungen kann man sich zudem übersichtlich anzeigen lassen:
Abbildung 7: Anzeige anstehender Buchungen
Gerade bei Besprechungsräumen kann man so schnell eine „Lücke“ finden.
Hat man für einen Tag bereits einen Platz gebucht, wird anstelle von „buchen“ „wechseln“ angezeigt. Hierüber kann man schnell und einfach das Büro wechseln, falls notwendig.
Natürlich geht das alles auch mobil:
Abbildung 8: Mobile Darstellung
Schnell und einfach, Ziel erreicht.
Darfs ein bisschen mehr sein
Mitarbeiter mit erhöhten Rechten dürfen zudem andere Buchungen wieder entfernen, oder auch Buchungen für einen anderen Mitarbeiter eintragen. Auch hier wurde an alles gedacht.
Dazu gibt es auch noch die Möglichkeit einen Ausdruck über die aktuelle Raumbelegung anzufertigen, um diesen ggfs. gegenzuzeichnen und als Nachweis abzulegen.
Des Weiteren haben wir unsere Raumschilder mit QR Code versehen.
Abbildung 9: Raumschilder mit QR-Code
Liest man diesen aus, werden einem direkt die aktuelle Raumbelegung, sowie anstehende Buchungen, angezeigt. Dies hilft z.B. sehr, wenn man gerade einen Raum für eine kurze Besprechung oder einen ruhigen Ort für ein Telefonat sucht.
Abbildung 10: Raumbelegung über Scan des QR-Codes
Ist der Raum jedoch frei, kann auch hierüber direkt gebucht werden:
Abbildung 11: Buchung über Scan des QR-Codes
Bei unseren Raumbuchungen haben wir uns für die Buchung voller Tage entschieden. Aber auch eine stundenweise Buchung ist möglich.
Hiermit möchten wir auch noch mal den vielen treuen Kunden, aber auch unseren Entwicklern danken, die solch ein Modul binnen kürzester Zeit von der Idee in die Realisierung bringen.