S&L Best Practices für Ihre nächste Telefonkonferenz

Der aktuellen Situation geschuldet haben wir in den letzten Wochen verstärkt Telefonkonferenzen geführt. Dabei ist dies für uns aber fast schon ein alter Hut. Wir sind in vielen Bereichen die Arbeit remote aus dem HomeOffice, wie auch aus der Firma, gewöhnt. Gerade in großen Projekten finden Regeltermine oftmals als Telefonkonferenz statt. Liegt die Organisation bei uns, verwenden wir dabei Microsoft Teams. Als Teilnehmer haben wir aber auch schon die ein oder andere Lösung unserer Kunden kennengelernt.

Doch worauf muss ich als Organisator eigentlich achten. Ein paar unserer „Best Practices“ möchten wir gerne weitergeben:

Agenda

Vor der Telefonkonferenz sollte eine Agenda definiert werden. Die Agenda sollte mindestens die zu besprechenden Punkte, in einer definierten Reihenfolge mit einem Start- und Endtermin, beinhalten. Je nach Umfang der Telefonkonferenz kann eine feinere Gliederung der Zeiten je Thema sinnvoll sein. Schließlich gibt es ein Ziel und darauf sollte hingearbeitet werden.

Um dies zu erfüllen und nicht von Anfang an in Zeitnot zu geraten sollte man darauf achten, dass genügend Zeit für Rückfragen eingeplant wird.

Wenn die Telefonkonferenz bspw. als Ersatz für einen ganztägigen vor Ort Termin geplant ist, ist es auch wichtig Pausen einzuplanen und einzuhalten. Niemand kann sich 8 Stunden am Stück durchgängig konzentrieren. Daher sollte ruhig nach jedem Themenblock eine Pause von 10-15 Minuten eingeplant werden. Die Kaffeetrinker werden es Ihnen danken 😉

Einladung

Bereits bei der Einladung gilt es jeden Teilnehmer abzuholen. Wenn nicht das entsprechende Tool bereits bekannt ist, ist eine kurze Erläuterung, wie man sich in die Konferenz einwählt, ein Muss. Technische Hürden lassen sich oftmals bereits im Vorfeld ausräumen, wenn man mit einem der Teilnehmer einen technischen Test durchführt.

Moderator

Bei einer größeren Runde empfiehlt es sich ein Moderator einzusetzen. Die Aufgaben eines Moderators sind dabei vielfältig.

Ein Moderator

• …sorgt dafür, dass die Agenda eingehalten wird
• …sammelt Rückfragen / Anmerkungen die ggfs. auf später verschoben werden
• …sorgt für die Einhaltung einer Redeordnung
• …führt Protokoll (kann auch abgegeben werden)
• …kann Entscheidungen herbeiführen / Stimmen sammeln

Ein Moderator sollte dabei neutral agieren.

Protokoll

Ergebnisse einer Telefonkonferenz sollten schriftlich festgehalten werden und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. In sehr großen Runden, wenn viele verschiedene Parteien involviert sind, kann es Sinn machen aus jeder Partei eine Person zum Protokollprüfer zu ernennen. Diese haben in einem festgelegten Zeitraum die Aufgabe das Protokoll gegenzulesen und zu bestätigen, bevor dies dem ganzen Teilnehmerkreis zur Verfügung gestellt wird.

Redeordnung

Eine Redeordnung sollte von Anfang an vereinbart werden. Dazu gehört festzulegen, wie eine Wortmeldung zu erfolgen hat. Dies kann zum Beispiel mittels Chat angekündigt werden, oder es gibt hierfür in der Lösung eine spezielle Funktion. Wichtig, wenn einer spricht sollten die anderen nicht ins Wort fallen. Hilfreich ist dabei generell, wenn man das Mikrofon auf stumm schaltet, wenn man gerade nicht am Sprechen ist. Gerade Nebengeräusche können sonst das Verständnis negativ beeinflussen.

Umfragen

Oftmals geht es in einer Telefonkonferenz auch um Entscheidungen und Meinungen. Es kann Sinn machen, nach einem Thema eine kurze Umfrage zu starten. Tools wie Microsoft Forms machen dies möglich. So kann schnell eine Entscheidung herbeigeführt und noch in der Konferenz berücksichtigt werden.

Präsentation / Live Demo / Kameras

Ob eine Präsentation oder eine Live Demonstration geeignet ist, hängt stark von dem Inhalt und der Zielsetzung der Telefonkonferenz ab. Bei einer Live Demo kann der Präsentierende, bspw. in einem Workshop oder einer Produktpräsentation, die Steuerung abgegeben und direkt die Teilnehmer ausprobieren lassen.

Oft werden wir gefragt, ob die Kameras eingeschaltet werden sollen. Auch hier gibt es kein klares Ja oder Nein. Das Einschalten der Kamera kann dabei jedoch einen Vorteil bringen. Gestik und Mimik tragen einen entscheidenden Teil zum beidseitigen Verständnis bei. Stimmungen lassen sich leichter erkennen, wenn man sein Gegenüber auch sieht. Zu berücksichtigen ist aber auch, dass nicht jeder das notwendige Setup hat.

Ideen?

Wir können hier nur aus unserer Erfahrung sprechen und verraten welche Kniffe uns bisher weitergeholfen haben. Natürlich freuen wir uns über alle Ideen und auf viele weitere erfolgreiche Telefonkonferenzen.